【内定辞退】完全ガイド｜マナー・理由（メール・電話例文付き）

2025-06-27 2025-06-27

「内定をいただいたけど、本当にこの会社でいいんだろうか…」

「複数の企業から内定をもらって、一つに絞らなければならないけど、どう断れば失礼にならないの？」

「内定辞退の電話って緊張する…メールじゃダメなのかな？」

「辞退理由って、正直に言った方がいいの？それともぼかした方がいいの？」

「もし内定承諾書を提出した後だったら、もう辞退できないの…？」

就職活動が終盤に差し掛かり、内定という嬉しい結果を手にしたものの、このような新たな悩みに直面している就活生は少なくないでしょう。内定辞退は、誰にとっても心苦しいものですが、自分の将来を左右する重要な決断だからこそ、後悔のないように、そしてお世話になった企業に対して誠実に対応したいものです。

この記事では、そんなあなたの悩みを解消し、内定辞退に関するあらゆる疑問にお答えします。内定辞退の基本的な考え方から、企業に失礼なく、円満に辞退するための具体的な連絡方法（メール・電話）、伝えるべき内容、そのまま使えるシーン別例文、辞退理由の伝え方、そして特に注意が必要な「内定承諾後」の辞退対応、さらには辞退後のマナーに至るまで、網羅的に、そして具体的に解説します。

この記事を読めば、内定辞退に対する漠然とした不安がなくなり、自信を持って、かつ誠実な対応ができるようになります。そして、心から納得のいく道へ、気持ちよく次のステップを踏み出すことができるはずです。さあ、一緒に「円満な内定辞退」の方法をマスターしましょう！

1. 「内定辞退」は悪いこと？ – まず理解すべき基本と心構え

まず、大前提としてしっかりと理解しておいてほしいのは、内定を辞退することは、決して悪いことではないということです。

しかし、企業側の視点も理解しておくことが、円満な辞退には不可欠です。企業は、多くの時間、費用、そして人的リソースを投じて採用活動を行っています。一人の学生に内定を出すということは、その学生の将来に期待し、入社準備を進めているということです。そのため、学生からの辞退連絡が遅れたり、ましてや連絡がなかったりすると、企業の採用計画に大きな影響を与え、他の候補者への連絡が遅れたり、場合によっては追加募集を行わなければならなくなったりする可能性があります。

だからこそ、内定辞退を決めたのであれば、正直に、かつ迅速に連絡を入れることが、社会人としての最低限のマナーであり、企業への誠意ある対応と言えます。無断で辞退する、いわゆる「サイレント辞退」は、企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、あなた自身の社会的信用を損なう行為であり、絶対に避けなければなりません。

「内定を辞退したら、その企業や関連会社に将来何か悪い影響があるのでは…」と心配する人もいるかもしれません。基本的には、誠意をもって適切な対応をしていれば、将来的に不利益を被ることは考えにくいです。むしろ、不誠実な対応（連絡が極端に遅い、嘘をつく、無断辞退など）の方が、業界内で悪い評判が立ってしまったり、将来的に何らかの形で関わる可能性のある企業との関係性を損ねてしまったりするリスクがあります。社会は意外と狭いものです。常に誠実な対応を心がけることが、結果的に自分自身を守ることにも繋がります。

2. 内定辞退を決意したら – 連絡前に必ずやるべき3つのこと

「内定を辞退しよう」と心に決めたら、すぐに企業へ連絡…とその前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。後悔のない決断をするため、そして企業へ誠実に対応するために、以下の3つのステップを踏みましょう。

ステップ1：本当に辞退して後悔しないか最終確認

内定辞退は、あなたの将来を左右する重要な決断です。一度辞退の意思を伝えてしまうと、基本的には撤回できません。連絡する前に、本当に後悔しないか、以下の点を最終確認しましょう。

辞退する理由を客観的に整理する（感情的になっていないか？）
なぜその企業の内定を辞退するのか、具体的な理由を紙に書き出すなどして客観的に見つめ直しましょう。「なんとなく不安だから」「友達が別の会社に行くから」といった曖昧な理由や、一時的な感情に流されていないか、冷静に判断することが大切です。
他の内定先との比較（条件、社風、キャリアプランなど）
もし他に内定を得ている企業がある場合は、給与や福利厚生といった条件面だけでなく、企業文化や社風、仕事内容、そこで描けるキャリアプランなどを総合的に比較検討しましょう。それぞれの企業のメリット・デメリットを書き出し、自分にとって何が最も重要なのか、優先順位を明確にすることが後悔しない選択に繋がります。
誰かに相談する（キャリアアドバイザー、信頼できる先輩、家族など）
一人で悩まず、信頼できる人に相談してみるのも有効です。大学のキャリアセンターの相談員、就職活動を経験した先輩、あるいはご家族など、客観的な意見を聞くことで、自分では気づかなかった視点が見つかったり、考えが整理されたりすることがあります。ただし、最終的に決断するのは自分自身であるということを忘れないでください。
辞退の意思を固める（迷いがある状態での連絡は避ける）
少しでも迷いがある状態で企業に連絡をしてしまうと、企業側にも迷惑をかけてしまう可能性がありますし、あなた自身も後で「やっぱりあっちの会社にすればよかった…」と後悔するかもしれません。全ての情報を吟味し、熟考した上で、「この内定は辞退する」という確固たる意思を持ってから連絡するようにしましょう。

ステップ2：企業への感謝の気持ちを整理する

たとえ辞退するという結論に至ったとしても、その企業があなたのことを見て、評価し、内定を出してくれたという事実に変わりはありません。選考に多くの時間と労力を割いてくれたこと、そしてあなたに期待を寄せてくれたことに対して、心からの感謝の気持ちを持つことが大切です。
また、選考の過程で企業説明を聞いたり、社員の方と話したりする中で、その企業について深く知ることができたり、何か新しい発見や学びがあったりしたかもしれません。そうした貴重な機会を与えてくれたことに対しても、感謝の気持ちを整理しておきましょう。この感謝の気持ちが、辞退の連絡をする際の誠実な態度に繋がります。

ステップ3：連絡の準備 – いつ、誰に、どう伝えるか

辞退の意思が固まり、感謝の気持ちも整理できたら、いよいよ企業への連絡準備です。スムーズかつ失礼なく伝えるために、以下の点を事前に確認・整理しておきましょう。

連絡する相手（採用担当者名、部署）の確認: これまで選考でお世話になった採用担当者の方の名前や部署、連絡先（電話番号、メールアドレス）を正確に確認します。もし担当者が複数いる場合は、主に連絡を取っていた方か、最終面接を担当してくれた方などに連絡するのが一般的です。
連絡手段の検討（基本はメールか電話）： 内定辞退の連絡は、基本的にはまず電話で誠意を伝え、その後改めてメールでも連絡するのが最も丁寧な方法とされています。ただし、企業の社風や担当者との関係性、あるいは時間的な制約などによっては、メールのみでの連絡が許容される場合もあります。詳しくは後述しますが、状況に応じた最適な連絡手段を検討しましょう。
伝えるべき内容の整理（辞退の意思、感謝、お詫び、辞退理由など）： 電話で話す場合でも、メールで伝える場合でも、何を伝えるべきかを事前に整理しておくことが重要です。具体的には、

1.内定をいただいたことへの感謝
2.内定を辞退させていただきたいという明確な意思
3.(任意ですが、伝える場合は)辞退理由
4.選考の機会をいただいたことへの改めての感謝と、辞退することへのお詫びの言葉
5.企業の今後の発展を祈る言葉これらの要素を漏れなく、かつ簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。特に電話の場合は緊張してしまうこともあるので、メモにまとめておくと安心です。

3. 内定辞退の伝え方 – 守るべき5つの鉄則マナー

実際に内定辞退の連絡をする際には、以下の5つの鉄則マナーを守ることで、企業に失礼なく、円満に意思を伝えることができます。これは、あなたの社会人としての第一歩とも言える大切なコミュニケーションです。

マナー1：辞退の意思が固まったら、できる限り早く連絡する。

これが最も重要なマナーです。企業は、あなたが内定を承諾することを前提に、入社準備を進めていたり、他の候補者への連絡を保留にしていたりする場合があります。
あなたの連絡が遅れれば遅れるほど、企業側の採用計画に大きな影響を与え、多大な迷惑をかけることになります。辞退の意思が固まったら、可能な限りその日のうちに、遅くとも翌営業日中には連絡するように心がけましょう。企業の指定する内定承諾の返答期限がある場合は、もちろんそれよりも前に連絡するのが鉄則です。

マナー2：連絡手段は企業の指示に従うか、基本は電話とメールを使い分ける。

企業から内定辞退の際の連絡方法について指示がある場合は、必ずそれに従います。特に指示がない場合は、基本的にはまず電話で直接、誠意をもって辞退の意思とお詫びを伝え、その後改めてメールでも同様の内容を連絡するのが最も丁寧で確実な方法とされています。
電話で直接話すことで、声のトーンや話し方からも誠意が伝わりやすくなります。ただし、担当者が不在であったり、どうしても電話をかける時間がない、あるいは電話が苦手でうまく話せる自信がないといった場合は、丁寧な言葉遣いを心がけたメールで速やかに連絡することも許容されます。転職情報サイトdodaの記事「内定辞退の連絡はメール？電話？】例文と伝え方のマナー」でも、状況に応じた連絡手段の使い分けについて詳しく解説されていますので、参考にしてみてください。

マナー3：伝えるべき内容は簡潔かつ明確に、誠意を込めて。

内定辞退の連絡では、以下の情報を簡潔かつ明確に、そして何よりも誠意を込めて伝えることが重要です。
誰からの連絡か: 自分の氏名、大学名・学部学科名をはっきりと名乗ります。
内定をいただいたことへの感謝: まず、内定をいただけたことに対する感謝の気持ちを述べます。
内定を辞退する明確な意思: 「誠に恐縮ではございますが、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」というように、辞退の意思をはっきりと伝えます。
（任意・簡潔に）辞退理由: 辞退理由は必ずしも詳細に伝える必要はありませんが、もし伝える場合は正直に、かつ簡潔に述べます。
選考の機会をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫び: 改めて、選考に時間を割いてもらったことへの感謝と、期待に沿えなかったことへのお詫びの言葉を添えます。

マナー4：辞退理由は正直に、ただし伝え方には最大限の配慮を。

辞退理由を伝えるかどうか、そして何を伝えるかは非常に悩ましい点ですが、基本的には正直に伝えるのが望ましいでしょう。ただし、その伝え方には最大限の配慮が必要です。企業を批判したり、不快感を与えたりするような内容は絶対に避けなければなりません。 例えば、「提示された条件が悪かったから」「面接官の態度が気に入らなかったから」といったストレートすぎる表現はNGです。
「一身上の都合により」という理由でも、多くの場合は問題なく受け入れられます。もし具体的な理由を伝える場合は、「自身のキャリアプランを熟考した結果、他の道に進むことを決意いたしました」というように、ポジティブな言葉を選び、相手に敬意を払った表現を心がけましょう。

マナー5：最後まで丁寧な言葉遣いと謙虚な姿勢を貫く。

内定を辞退するとはいえ、あなたは一度その企業に評価され、期待された存在です。最後まで社会人としての基本的なマナーを守り、丁寧な言葉遣いと謙虚な姿勢を貫きましょう。相手企業への敬意を忘れず、誠実な印象を残すことが、円満な辞退を実現するための最も重要な鍵となります。

4. 【連絡手段別】内定辞退の伝え方とそのまま使える例文集

ここでは、実際に内定を辞退する際の連絡方法として、メールと電話それぞれのメリット、注意点、そして具体的なシーン別の例文を紹介します。これらの例文はあくまで参考とし、ご自身の言葉で誠意を込めて伝えることが大切です。

メールで辞退する場合

メリット
辞退の意思を伝える内容やタイミングを、自分のペースで落ち着いて考え、推敲できる。
送信・受信の記録が正確に残るため、「言った・言わない」のトラブルを避けられる。
企業の担当者の都合の良い時に確認してもらえるため、相手の業務時間を直接拘束しない。
件名の書き方
件名は、企業の採用担当者が多くのメールの中からでも一目で内容と差出人を把握できるように、具体的かつ簡潔に記載することが重要です。
例1：「内定辞退のご連絡／〇〇大学 △△（フルネーム）
例2：「〇〇職内定辞退のお願い／△△（フルネーム）
例3：「【内定辞退】〇〇大学の△△（フルネーム）です」大学名と氏名を明記することで、誰からのメールかすぐに分かります。

本文の構成と例文
以下は、一般的なメールの構成です。宛名、挨拶、内定へのお礼、辞退の意思表示、辞退理由（任意）、お詫び、これまでの選考への感謝、企業の発展を祈る言葉、署名の順で構成するのが基本です。
例文1：他社に入社を決めたため辞退する場合
件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 △△（フルネーム）

株式会社□□
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の△△（フルネーム）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様をはじめ、採用ご担当の皆様には、選考におきまして大変お世話になりましたこと、
心より感謝申し上げます。

このような光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ではございますが、
慎重に検討を重ねました結果、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

理由といたしましては、自身の適性や将来のキャリアプランなどを総合的に考え、
他社様とのご縁を大切にさせていただく決断に至ったためでございます。

貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、
このような結果となり、大変申し訳なく存じます。
何卒ご容ろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
△△ △△（フルネーム）
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
--------------------------------------------------
例文2：熟考の結果、辞退する場合（具体的な理由はぼかす場合）
件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 △△（フルネーム）

株式会社□□
人事部採用ご担当〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△（フルネーム）です。
先日は内定のご連絡、誠にありがとうございました。

このような機会をいただきながら大変恐縮なのですが、
熟考を重ねた結果、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考の過程では、〇〇様をはじめ皆様に大変親身にご対応いただき、
貴社で働くことの魅力や可能性を深く感じることができました。
それだけに、このようなご連絡となりますことを大変心苦しく思っております。

貴重なお時間をいただきながら、ご期待に沿えず申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
△△ △△（フルネーム）
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
--------------------------------------------------
就職情報サイト「ONE CAREER」の記事「【例文あり】内定辞退のメール・電話での伝え方｜マナーやいつまでに連絡すべきか解説」にも、状況に応じたメール例文が豊富に掲載されていますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

送信前の最終チェックポイント

誤字脱字はないか: 特に会社名、部署名、担当者名は絶対に間違えないように。
宛名・会社名は正しいか: 株式会社の位置（前株か後株か）なども確認。
送信先のメールアドレスは正しいか: 間違った相手に送ってしまうと大変失礼です。
自分の署名は記載されているか: 大学名、学部学科、氏名、連絡先を忘れずに。
件名は適切か: 一目で内容が分かるように。メールは一度送信すると取り消せません。送信ボタンを押す前に、必ず複数回、指差し確認をするくらいの慎重さでチェックしましょう。

電話で辞退する場合

メリット:

辞退の意思を迅速かつ確実に伝えられる。
声のトーンや話し方で、メール以上に誠意や申し訳ない気持ちが直接伝わりやすい。
企業側も、その場で状況を把握し、次のアクションに移りやすい。

かける時間帯の配慮: 企業の担当者も日々の業務で忙しくしています。電話をかける時間帯には最大限の配慮が必要です。一般的に、企業の始業直後（例：午前9時～9時半頃）、終業間際（例：午後5時以降）、そして昼休み時間（例：正午～午後1時頃）は避けるのがマナーです。また、週明けの月曜日の午前中や、週末前の金曜日の午後なども比較的忙しい場合があるので、可能であれば火曜日～木曜日の午前10時～11時半頃、または午後2時～4時頃にかけるのが比較的繋がりやすく、相手の負担も少ないでしょう。
話す内容の準備（メモ）： 電話では緊張してしまい、伝えたいことを忘れてしまったり、しどろもどろになったりする可能性があります。事前に話す内容（伝えるべきポイント、辞退理由をどう伝えるかなど）を箇条書きでメモにまとめておき、手元に置いておくと落ち着いて話せます。
電話のかけ方と例文:例文：採用担当者に直接伝える場合
【自分】お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の△△（フルネーム）と申します。先日、内定のご連絡をいただきました件で、人事部の〇〇様にお電話いたしました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

（担当者が出たら）

【自分】お世話になっております。〇〇大学の△△（フルネーム）です。先日は内定のご連絡、誠にありがとうございました。ただ今、少々お時間よろしいでしょうか。

【担当者】はい、△△さん、お電話ありがとうございます。大丈夫ですよ。

【自分】ありがとうございます。この度は、内定という大変光栄なお話をいただき、心より感謝申し上げます。大変申し上げにくいのですが、慎重に検討いたしました結果、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

（担当者から理由を聞かれた場合）

【自分】はい、自身の適性や将来のキャリアプランなどを熟考し、誠に恐縮ではございますが、他社様とのご縁をいただく決断をいたしました。（または「一身上の都合により、辞退させていただきたく存じます。」など）

【自分】〇〇様には、選考の過程で大変お世話になり、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

【担当者】そうですか、承知いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。 △△さんのご活躍を応援しております。

【自分】温かいお言葉、ありがとうございます。この度は、本当にありがとうございました。それでは、失礼いたします。
転職情報サイト「マイナビ転職」の「【内定辞退】電話＆メール例文と連絡のマナー｜円満に伝えるには？」の記事にも、電話での伝え方や注意すべきマナーが詳しく解説されていますので、ぜひ参考にしてください。
担当者不在の場合の対応: 採用担当者が不在の場合は、受付の方に「〇〇様は何時頃お戻りになられますでしょうか」と確認し、改めてかけ直す旨を伝えましょう。または、「内定辞退の件でご連絡いたしました〇〇大学の△△と申します。改めてお電話させていただきますので、その旨お伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いすることも可能です。急ぎの場合は、伝言をお願いした上で、後ほどメールも併せて送付するとより丁寧で確実です。

電話とメールを併用する場合の進め方

最も丁寧で誠意が伝わるのは、電話とメールを併用する方法です。

まず電話で採用担当者に直接、内定辞退の意思とお詫びを伝えます。
電話の最後に、「後ほど、改めてメールでもご連絡させていただきます」と一言添えます。
電話を切った後、できるだけ速やかに、電話で伝えた内容と同様の辞退メールを送信します。

この方法であれば、迅速に意思を伝えつつ、記録としても残すことができ、企業側にも誠実な印象を与えることができます。

5. 【超重要】内定承諾後の辞退 – リスクと誠意ある対応方法

「内定承諾書を提出してしまったけど、やっぱり辞退したい…」これは、就活生にとって最も頭を悩ませる状況の一つでしょう。内定承諾後の辞退は、企業に与える影響が非常に大きく、細心の注意と最大限の誠意をもった対応が求められます。

内定承諾後の辞退が企業に与える影響の大きさ

内定承諾書を提出するということは、法的な拘束力は必ずしも強くないものの（入社日の2週間前までは労働者側から雇用契約を解約できると民法で定められています）、企業と学生の間で「入社する」という約束を交わしたことになります。
企業は、あなたが内定を承諾したことを受けて
採用計画を確定し、他の候補者への連絡を終了している
あなたの入社に向けた準備（備品の用意、研修の計画、配属先の調整など）を開始している
場合によっては、あなたが入社することを見越して、他の採用活動を縮小・終了している
といった状況にあります。そのため、内定承諾後に辞退されると、これらの計画が全て白紙に戻り、企業は採用活動のやり直しや、入社準備にかかったコストの無駄、他の候補者への再アプローチなど、多大な時間と労力、そして経済的な損失を被ることになります。

原則として避けるべき行為であることの認識

上記のような影響を考えると、内定承諾後の辞退は、原則として絶対に避けるべき行為であると強く認識してください。安易な気持ちで複数の企業に内定承諾書を提出し、後から辞退するということは、社会人としての信用を著しく損なう行為です。

やむを得ず辞退する場合の心構えと手順

それでも、どうしてもやむを得ない事情（例えば、家庭の深刻な事情の発生、自身の健康上の問題など、内定承諾時には予測できなかった重大な変化）により、内定承諾後に辞退せざるを得ない状況になることも、残念ながらあり得ます。その場合は、以下の手順で、最大限の誠意をもって対応する必要があります。

一刻も早く、まずは電話で直接謝罪する。メールのみでの連絡は絶対にNGです。 辞退を決意したら、言い出しにくい気持ちは分かりますが、一刻も早く採用担当者に電話で連絡し、直接お詫びの言葉と辞退の意思を伝えてください。この段階でメールだけで済ませようとするのは、あまりにも不誠実です。
辞退理由は正直に、かつ最大限の誠意をもって説明する。 なぜ内定承諾後に辞退することになったのか、その理由を正直に、そして丁寧に説明する必要があります。ごまかしたり、曖昧な説明をしたりするのではなく、相手に納得してもらえるように、誠心誠意伝えましょう。
企業によっては、直接訪問して謝罪することを求められる場合もある。 企業が被る迷惑の大きさを考えると、担当者から「一度会社に来て説明してほしい」と言われる可能性もあります。その場合は、真摯に受け止め、日程を調整して訪問し、改めて直接謝罪することが求められます。
お詫び状（手紙）の送付も検討する。 電話での謝罪に加え、改めてお詫びの気持ちを手紙で伝えることも、誠意を示す一つの方法です。特に、多大な迷惑をかけてしまったという自覚がある場合は、検討すべきでしょう。

内定承諾後の辞退で起こり得るリスク

法的には、入社予定日の2週間前までであれば労働契約を解約できるとされていますが、だからといって簡単に辞退して良いわけではありません。

業界内での評判の低下: 特に狭い業界の場合、あなたの名前や行動が記憶され、将来的にその業界で働く際に何らかの影響が出る可能性も否定できません。
大学への影響: あなたの行動が、後輩たちの就職活動に影響を与える可能性も考慮すべきです。企業によっては、その大学からの採用を見送るという判断をするケースも稀にあります。
損害賠償請求の可能性（極めて稀ですが）： 企業があなたの入社を前提に多額の費用をかけて研修準備などを進めていた場合など、極めて悪質なケースでは、企業から損害賠償を請求される可能性も理論上はゼロではありません（実際に請求に至るケースは稀です）。
内定承諾後の辞退は、それだけ重いことであると肝に銘じ、軽率な行動は絶対に慎んでください。

【例文】内定承諾後辞退のお詫び電話／メール

電話での伝え方（例）：
「お世話になっております。〇〇大学の△△です。先日は内定承諾書を提出させていただきながら、誠に、誠に申し訳ございません。大変申し上げにくいのですが、一身上の（あるいは具体的なやむを得ない）事情により、この度の内定を辞退させていただきたく、お詫びのご連絡を差し上げました。私の軽率な判断により、貴社に多大なるご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。（理由を簡潔に説明）つきましては、改めてお詫びに伺わせていただくことは可能でしょうか。」
メールでの伝え方（電話で伝えた後に送る場合）：
件名：内定辞退のお詫び／〇〇大学 △△
本文：「先ほどお電話にてお伝えいたしました通り、一度内定を承諾させていただきながら、誠に申し訳ございませんが、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。私の不徳の致すところであり、貴社にご迷惑をおかけしましたこと、重ねて深くお詫び申し上げます。（理由を改めて簡潔に記載）何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。」

6. 内定辞退理由の伝え方 – 正直さと相手への配慮が鍵

内定辞退の理由をどのように伝えるかは、多くの就活生が悩むポイントです。正直に伝えるべきか、それとも「一身上の都合」で済ませるべきか。ここでは、その判断基準と具体的な伝え方について解説します。

「一身上の都合」は通用する？

結論から言うと、多くの場合、「一身上の都合により」という理由で問題ありません。 企業側も、学生が複数の企業を併願し、最終的に一社を選ぶことを理解しています。そのため、辞退理由を詳細に詮索したり、無理に引き止めたりすることは少ないのが一般的です。
ただし、以下のような場合は、具体的な理由を伝えた方が、より誠実な印象を与え、企業側も納得しやすいことがあります。
内定承諾後の辞退の場合
最終面接など、選考のかなり進んだ段階での辞退の場合
特にお世話になった担当者がいて、その方に誠意を示したい場合

正直に伝える場合のポイントと例文（ポジティブな言い換えを意識）

辞退理由を正直に伝える場合でも、相手企業を不快にさせない、批判しない、そして自分自身の決断であることを明確にするという点が重要です。ネガティブな理由は避け、できるだけポジティブな表現に言い換える工夫をしましょう。

他社への入社を決めた場合

OK例: 「熟考を重ねました結果、誠に恐縮ではございますが、自身のキャリアプランや適性を総合的に考慮し、他社様とのご縁を大切にさせていただく決断をいたしました。つきましては、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。」
NG例: 「〇〇社の方が給料が高かったので」「△△社の方が有名だから」
ポイント: 他社の社名を具体的に出す必要はありません。「他社様とのご縁」「自身のキャリアプランとより合致すると感じた」といった表現で十分です。

企業の方向性や仕事内容とのミスマッチを感じた場合（入社後の活躍イメージとのズレなど）

OK例: 「内定をいただき、貴社で働くことのイメージを具体的に描かせていただく中で、大変恐縮ながら、私がこれまでに培ってきた強みや、将来目指しておりますキャリアの方向性と、貴社で期待される役割との間に、若干の隔たりを感じるに至りました。自身の力不足を痛感し、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただく決断をいたしました。」
NG例: 「御社の社風が合わないと思った」「仕事内容がつまらなそうだった」
ポイント: 企業の批判ではなく、「自分の適性やキャリアプランとのズレ」という視点で、あくまで自分自身の判断であることを強調します。「力不足」といった謙虚な言葉も有効です。

学業や研究に専念したい場合（新卒特有)

OK例: 「内定という大変光栄なお話をいただきながら誠に申し訳ございませんが、現在取り組んでおります卒業研究（または修士論文）において、どうしてもやり遂げたいテーマが見つかり、今しばらく学業に専念したいという思いが強くなりました。つきましては、誠に恐縮ではございますが、この度の内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。」
ポイント: 学業や研究への真摯な姿勢を伝えることで、企業側も比較的理解を示しやすい理由の一つです。

家庭の事情など、やむを得ない個人的な理由の場合

OK例: 「内定をいただき大変感謝しております。誠に申し上げにくいことでございますが、家庭の事情により、現時点での入社が困難な状況となりました。つきましては、大変恐縮ではございますが、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。詳細につきましては、個人的な事情のため控えさせていただけますと幸いです。」
ポイント: 詳細を無理に話す必要はありません。「家庭の事情」という言葉で伝え、理解を求める姿勢を示しましょう。

絶対に避けるべきNGな理由の伝え方

企業への不満や批判: 「提示された条件が悪かった」「面接官の態度が良くなかった」「社風が古臭いと感じた」など、相手企業を直接的に批判したり、不満を述べたりするのは絶対にNGです。何のメリットもありませんし、社会人としての品格を疑われます。
嘘や作り話: その場しのぎの嘘や作り話は、後で矛盾が生じたり、発覚したりするリスクがあります。誠実さを欠く行為であり、避けるべきです。
他責にするような言い方: 「親に反対されたので」「先生に別の会社を勧められたので」といった、自分の意思ではなく他人のせいに聞こえるような言い方は、無責任な印象を与えてしまいます。あくまで自分の判断であることを明確にしましょう。
曖昧すぎる表現: 「なんとなく合わないと思ったので」「ちょっと違うかなと感じたので」といった曖昧すぎる理由は、企業側も納得しにくく、不誠実な印象を与えかねません。
辞退理由は、相手への敬意と配慮を忘れず、誠意をもって伝えることが最も大切です。

7. 内定辞退に関するQ&A – よくある疑問をスッキリ解消

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問について、Q&A形式で具体的にお答えします。

Q1. 内定辞退の連絡はいつまでに行うべき？法的な期限はあるの？

A1. 民法上は、入社日の2週間前までであれば労働契約の解約申し入れが可能とされています。しかし、これはあくまで法律上の話であり、マナーとしては、内定辞退を決意したら即日～翌営業日には連絡するのが鉄則です。企業が指定する内定承諾の返答期限がある場合は、それよりも前に連絡するのが望ましいでしょう。企業側の採用活動への影響を最小限に抑えるためにも、できる限り早く連絡することが重要です。

Q2. 複数の企業から内定をもらい、いくつかの企業を辞退する場合の注意点は？

A2. まず、内定をいただいた各社に感謝の気持ちを伝えましょう。そして、辞退する企業には、一社一社、できるだけ早く、誠実に連絡することが重要です。特に注意すべきは、内定承諾の返答期限をしっかりと管理し、安易に複数の企業に内定承諾の意思を伝えないことです。内定承諾後の辞退は、企業に多大な迷惑をかけることになるため、慎重に判断しましょう。

Q3. 企業から辞退理由を詳しく聞かれたら、どこまで答えるべきですか？

A3. 基本的には、正直に、ただし相手に失礼のない範囲で答えるのが良いでしょう。企業側も、今後の採用活動の参考にしたいという意図がある場合があります。しかし、どうしても言いにくい理由や、詳細を話すことで相手を不快にさせてしまう可能性がある場合は、「大変恐縮ではございますが、詳細につきましては、個人的なことですので控えさせていただけますでしょうか」と丁寧に伝え、理解を求めることも可能です。無理に全てを話す必要はありません。

Q4. 企業から辞退を引き止められた場合の対処法は？

A4. まずは、引き止めていただいたこと（＝あなたを評価してくれていること）への感謝の気持ちを伝えましょう。その上で、辞退の意思が固いことを、改めて丁寧に、しかし明確に伝えることが大切です。「大変ありがたいお話ではございますが、熟考を重ねた結果、やはり辞退させていただきたいという気持ちに変わりはございません」といった形で、相手の気持ちを尊重しつつ、自分の決意を伝えましょう。曖昧な態度を取ってしまうと、企業側にも期待を持たせてしまい、かえって迷惑をかけることになります。

Q5. 辞退連絡のメールに企業から返信があった場合、さらに返信すべきですか？

A5. 基本的には、企業からの「内定辞退の件、承知いたしました」といった内容の返信で、やり取りは終了と考えて問題ありません。そのメールに対して、さらに返信をする必要は通常ありません。ただし、企業側から何か質問があったり、非常に丁寧なねぎらいの言葉をいただいたりした場合は、簡潔にお礼の返信をしても良いでしょう。その際は、「ご多忙のところご返信いただき恐縮です。温かいお言葉、誠にありがとうございました。」といった程度に留め、長文にならないように気をつけましょう。

Q6. 大学の推薦やOB/OG紹介で内定を得た場合の辞退は特に注意が必要ですか？

A6. はい、非常に注意が必要です。 大学の推薦やOB/OGの紹介で得た内定を辞退する場合は、あなた個人の問題だけでなく、大学や推薦者、紹介者の信用問題にも関わってきます。

まず、必ず大学のキャリアセンターや担当教授、推薦者、紹介者に正直に事情を説明し、相談してください。 勝手に辞退の連絡をするのは絶対にNGです。
指示を仰いだ上で、企業への辞退連絡を行います。その際、推薦や紹介に対する感謝と、迷惑をかけることへのお詫びを特に丁寧に伝える必要があります。
企業への連絡と合わせて、大学や推薦者、紹介者へも、改めて辞退の報告とお詫びを必ず行いましょう。

Q7. 内定辞退の電話が怖い…メールだけでも本当に大丈夫ですか？

A7. 企業や状況にもよりますが、誠意を伝えるためには、やはり電話の方が望ましい場合が多いです。特に、内定承諾後の辞退や、選考過程で非常にお世話になった担当者がいる場合などは、電話で直接お詫びの気持ちを伝えることを検討すべきです。どうしても電話が苦手でうまく話せる自信がない、あるいは担当者が常に不在で繋がらないといった場合は、その旨をメールに一言添えた上で、最大限丁寧な文章で連絡するという方法も考えられます。しかし、基本的には「まず電話、そしてメール」が最も丁寧な対応であると覚えておきましょう。

Q8. 辞退を伝えた後、企業から何か書類の提出を求められることはありますか？

A8. 企業によっては、正式な手続きとして「内定辞退届」や「辞退理由書」といった書類の提出を求められる場合があります。その際は、企業の指示に従い、速やかに対応しましょう。書式が指定されていなければ、ビジネス文書のマナーに則って作成します。

8. 内定辞退後のマナーと気持ちの切り替え方 – 次のステップへ

内定辞退の連絡を無事に終えた後も、いくつか気をつけておきたいマナーと、自分自身の気持ちを整理するための心構えがあります。

SNSなどでの発言には細心の注意を払う。 選考を辞退した企業に関するネガティブな情報（例えば、「あの会社の面接官は最悪だった」「内定もらったけど、ブラック企業っぽいから辞退した」など）を、X（旧Twitter）やInstagram、FacebookなどのSNSや、匿名掲示板などに書き込むのは絶対にやめましょう。たとえ匿名であっても、あなたの発言が特定されたり、拡散されたりするリスクがあり、社会人としての品位を疑われるだけでなく、場合によっては法的な問題に発展する可能性すらあります。
辞退した企業との将来的な関わりもゼロではないことを意識する。 今は辞退という選択をしたとしても、将来的にその企業や関連会社と、顧客として、あるいは取引先として、または転職先として関わる可能性はゼロではありません。社会は意外と狭いものです。円満な辞退を心がけ、良好な関係を保つ努力をすることは、将来の自分自身のためにもなる可能性があります。
今回の内定辞退の経験を次に活かす。 なぜその企業の内定を辞退したのか、その企業選びの軸は何だったのか、今回の経験を通じて何を感じ、何を学んだのかを改めて振り返り、今後のキャリア選択や人生設計に活かしましょう。辞退という決断も、自分自身を見つめ直し、より自分に合った道を見つけるための貴重な学びの機会と捉えることができます。
気持ちを切り替えて、前向きに進むことが最も大切。 内定辞退は、決してネガティブなことばかりではありません。自分にとってより良い選択をするための、勇気ある前向きな決断であると捉えましょう。一時的に罪悪感を感じるかもしれませんが、いつまでも引きずらずに、気持ちをしっかりと切り替えて、新たな目標に向かって進んでいくことが何よりも大切です。